Evden veya uzaktan çalışma yakın bir zamana kadar sosyal medya uzmanlığı, yazılım veya grafikerlik gibi meslek dallarında uygulanan ama yine de mesafeli durulan bir kavramdı. Birçok firma çalışanın evden çalışmasını değil, ofiste hazır bulunmasını daha doğru buluyordu. Fakat, özellikle koronavirüs süreciyle başlayan değişim fırtınası bu konuyu da bir anda gündeme getirdi ve firmalar “evreka” diyerek uzaktan çalışmanın aslında düşündükleri kadar çok da kötü olmadığına karar verdiler. Haliyle birçok kişi evde kal süreciyle beraber evden veya uzaktan çalışmayı deneyimledi ve bundan sonra da birçok sektör için bunun devamının geleceği görüldü. Biz de bu yazımızda evden veya uzaktan çalışma sistemiyle iş yapan kişiler için yararlı, verimlilik artıcı uygulamaları listelemek istedik.

Zoom

Ayrılsak da beraberiz. Ofis ortamında olmasa da ekipler online olarak bir araya gelebiliyorlar. Bu konuda kullanılabilecek en etkili servislerden birisi de Zoom. Zoom, bazı sektörlerde bilinen bir telekonferans uygulamasıyken bir anda her sektörden kişinin kullandığı bir servis haline geldi. Uzaktan eğitimden tutun, görüntülü görüşmeye kadar farklı amaçlarla kullanılsa da uzaktan çalışma yöntemi için ekiplerin bir araya gelerek toplantı gerçekleştirebilecekleri bir araç olarak kullanılabilmektedir. Özellikle ekran paylaşımı özelliği sayesinde yapılan çalışmalar diğer ekip arkadaşlarıyla paylaşılabilmekte ve üzerinde tartışılabilmektedir. Birçok çalışmayı hızlandıracağı, telefonla anlatılmasının mümkün olmayan işlerin gösterilebilmesi Zoom’u verimlilik artıcı bir servis olarak karşımıza çıkarıyor.

Trello

Çalışma masasının üstü not kağıtlarıyla dolu ve her yer her yerde mi? Bir iş için alınan notun pencereden esen rüzgarla savrulup gitmesi büyük kayıplara sebep olabiliyor mu? İşte bu gibi olumsuz durumlar için online servisler tam sizlik. Trello ise bu iş için biçilmiş kaftan. Uzaktan çalışma sisteminde, çeşitli başlıklar altında notlar alıp, işleri atayabileceğiniz, süre verebileceğiniz, dosyalar ekleyip çalışma sistematiği kurabileceğiniz bu online verimlilik uygulaması ile uzaktan çalışma dahil, tüm bireysel ve ekip çalışmalarında düzeni sağlayabilirsiniz. Belirli sayıda üyeden oluşan ekipler için ücretsiz kullanıma sunulan Trello ile çalışma düzeninizi sağlayabilirsiniz.

Google Drive

Ofisteki bilgisayarda yer alan dosyalara başka yerden erişmek her zaman mümkün değildir. Bir PSD dosyası, bir görsel, bir Excel tablosu uzaktan çalışırken lazım olabilir ama erişim olmayınca işler de aksayacaktır. Bunun için bulut depolama servislerini kullanmak güzel bir çözümdür. Herkesin erişebildiği ve ücretsiz versiyonunda dahi büyük boyutlu depolama imkanı sunan Google Drive, uzaktan çalışmanın önemli araçlarından birisidir. Yüklenilen önemli dosyalar e-posta hesabına ait olan depolama alanına kaydedileceği için üçüncü kişilerin erişimi de oldukça güçtür. İster ofisteki dosyalara evden, ister evdeki dosyalara ofisten veya başka çalışma alanlarından erişilebildiği Google Drive ile verimlilik yükselecek ve veri eksiğinden kaynaklı iş gecikmelerinin önüne geçilebilecektir.

Slack

Ekipler veya bireyler için uzaktan çalışmada mesajlaşma uygulamaları çok sorun çıkarmaktadır. Bazı mesajlaşma uygulamalarında yazılan mesajlar bulunamayabiliyorken bazılarında arama sonuçlarında bile gösterilememektedir. Bu da kişiye yüklenen görevin kaybolmasına veya unutulmasına sebep olmaktadır. Bunun göz önünde bulundurarak geliştirilmiş Slack uygulaması sayesinde çalışırken mesajlaşmanın sorunları ortadan kalkmaktadır. Slack ile görev başlıkları oluşturulabilir, bu başlıklar altında tartışmalar gerçekleştirilebilir, dosyalar yüklenebilir ve bu dosyalara istenilen her zaman erişilebilir. Böylelikle verilen görevler aksamadan yapılabilir.

Asana

Uzaktan çalışma olsun veya olmasın, online ortamda çalışanları bir araya getiren, görevleri dağıtan ve görevlerin yapılmadığını kontrol etmek isteyen kişiler mutlaka bir online görev takip programı kullanmalıdır. Asana bunlardan bir tanesidir. Ekip olarak veya bireysel olarak kayıt olunup, çeşitli başlıklar oluşturulabilen, görev atanabilen, çalışanlara farklı görevler yüklenebilen ve her alt başlığın farklı kişilere dağıtılabildiği, bu başlıklara yorumlar yazılabildiği, dosyalar yüklenebilen ve deadline belirtilebilen Asana ile iş yükü dağıtılacak, kişilerin görevleri belirlenecek ve iş daha kolay takip edilecektir. Asana, belirli sayıda kullanıcıya kadar ücretsiz olarak kullanılabilen bir uygulamadır. Evden veya uzaktan çalışan veya bu kişileri yöneten kişiler için yüksek verimli çalışmanın anahtarlarından birisidir.

Canva

İnternet ve bilgisayar teknolojilerinin geliştiği günümüzde, yüksek performanslı bir bilgisayar sahibi olmadan tasarımlar yapabilmek ve bunu bir internet sekmesi veya telefon uygulaması ile yapmak da artık mümkün hale gelmiştir. Canva, uzaktan çalışan kişilerin kullanabileceği bir grafik tasarım aracıdır. Photoshop ve benzeri uygulamaların her bilgisayarda çalışmama gibi durumları veya bulunulan ortamda bir bilgisayar olmama durumuna karşın, hızlı ve etkili tasarımlar yapılabilen Canva sayesinde kısa sürede grafik çalışmalar yapılabilmektedir.

Google Calendar

Hangi günde ne iş yapılacak, kiminle toplantıya girilecek, kime mail atılacak, hangi iş hangi gün bitirilecek, tüm bu soruların cevabı not kağıtlarındaysa, çalışma verimi oldukça düşecektir. Çünkü üst üste gelen kağıtlar yüzünden bazı planlı çalışmalar göz ardı edilebilir. İşte, Google Calendar bunun önüne geçmektedir. Günlere, saatlere, ileri tarihlere olaylar eklenebilen, bunların tek bir sayfada takip edilebildiği ve bir Gmail hesabıyla ulaşılabilen Google Calendar ile çalışmaları düzene koymak, toplantıları ayarlamak, önceden bildirim almak mümkün.

Uzaktan çalışmanın birçok sorununu ortadan kaldıran bu uygulama ile zaman daha iyi kontrol edilebilmektedir. Uzaktan çalışma günümüzde yükselişteyken, önümüzdeki yıllarda daha fazla konuşulacak ve bunun için daha farklı servisler sunulacaktır. Fakat unutulmamalıdır ki tüm bu servisler kişinin daha verimli çalışması için bir araçtır. Bunları kullanıp verimli çalışmak da kişinin elindedir. Motivasyonu ve konsantrasyonu kaybetmemek de kişinin kendisinde biten bir durumdur. Yüksek motivasyonlu, konsantrasyonu yüksek uzaktan çalışmalar diliyoruz.